Roluri, permisiuni și istoric de modificări când mai multe firme folosesc același ERP

01

Stabilește ce înseamnă granița dintre firme

Fiecare persoană juridică are propriul cod fiscal, serii de facturi, plan de conturi, conturi bancare și obligații fiscale. Acestea trebuie să rămână separate. Alte date sunt adesea comune intenționat: nomenclatorul de produse, clienții cu care lucrează mai multe firme, listele de prețuri sau un depozit central. Notează ce înregistrări aparțin unei singure firme și ce este comun înainte să creezi primul utilizator.

Granița se aplică prin permisiuni limitate la o firmă, nu prin conturi separate sau convenții de denumire. Un utilizator care lucrează pentru două firme are un singur cont, cu acces la ambele, iar fiecare document deschis arată cărei firme îi aparține. Astfel istoricul rămâne legat de o persoană reală, nu de un cont folosit în comun.

02

Construiește rolurile din sarcini, nu din titluri de post

Titlurile de post diferă între firmele aceluiași grup, iar oamenii își schimbă funcțiile. Sarcinile sunt mai stabile: emiterea facturilor, aprobarea comenzilor către furnizori, înregistrarea extraselor bancare, ajustarea stocurilor. Construiește rolurile în jurul acestor sarcini și dă fiecărei persoane combinația de care are nevoie, limitată la firmele în care face acea muncă.

Separă crearea de aprobare oriunde ies bani sau marfă din firmă. Persoana care înregistrează un furnizor nu ar trebui să fie singura care îi poate schimba contul bancar. Cine înregistrează o plată nu ar trebui să fie și cel care o aprobă. Un tabel scurt, ca cel de mai jos, ajunge de obicei pentru a stabili prima versiune împreună cu responsabilul financiar.

03

Stabilește limite de aprobare care urmăresc banii

Regulile de aprobare funcționează cel mai bine când depind de valoare, firmă și tipul documentului, nu de cine se află întâmplător la birou. O comandă către furnizor sub un anumit prag poate avea nevoie de o singură aprobare; peste el, de un al doilea aprobator din partea financiară. Limitele pot diferi de la o firmă la alta, lucru important când o firmă mai mică din grup are un flux de numerar mai strâns decât firma-mamă.

Gândește absențele de la început. Fiecare aprobator are nevoie de un înlocuitor numit, iar delegarea trebuie să fie limitată în timp și înregistrată, ca un concediu să nu devină o parolă împărțită sau un teanc de comenzi care așteaptă o săptămână.

04

Tratează serviciile comune și tranzacțiile între firme

Grupurile au adesea o singură echipă financiară sau un singur depozit care deservește mai multe firme. Dă acestor persoane acces explicit la fiecare firmă, nu un rol la nivel de grup care deschide și firme pe care nu le deservesc. Când o firmă vinde alteia, factura de vânzare din prima și factura de la furnizor din a doua trebuie să fie înregistrări legate, astfel încât ambele părți să fie de acord asupra valorii și datei, iar soldul dintre firme să poată fi verificat la sfârșitul lunii.

05

Fă din istoricul modificărilor o parte a verificărilor obișnuite

Un istoric complet al modificărilor înregistrează cine a schimbat ce câmp, de la ce valoare la ce valoare și când. Este util doar dacă cineva îl consultă. Introdu câteva vederi în rutina obișnuită, în loc să deschizi jurnalul doar după ce apare o problemă.

Păstrează istoricul doar pentru citire pentru toată lumea, inclusiv pentru administratori, și păstrează-l cel puțin cât documentele contabile la care se referă.

• Modificările conturilor bancare ale furnizorilor și clienților din ultima lună, cu cine le-a aprobat.
• Documentele înregistrate care au fost anulate sau modificate, grupate pe utilizator și firmă.
• Schimbările de preț sau discount pe comenzi deja aprobate.
• Modificările de roluri și permisiuni, inclusiv delegările temporare.
• Perioadele redeschise după închidere, cu motivul declarat.

06

Fă o revizuire trimestrială a accesului

Accesul tinde să crească pe tăcute: o permisiune temporară care n-a mai fost retrasă, o persoană mutată din vânzări în aprovizionare care a păstrat ambele roluri, un contabil extern al cărui contract s-a încheiat. O revizuire scurtă în fiecare trimestru, asumată de responsabilul financiar și de managerii fiecărei firme, păstrează imaginea corectă.

Exportă lista utilizatorilor activi, cu rolurile și firmele la care au acces. Fiecare manager confirmă sau elimină liniile echipei sale. Conturile nefolosite o perioadă stabilită sunt dezactivate, iar schimbările se fac în sistem, ca să apară în istoric. Revizuirea însăși este înregistrată, iar de multe ori acesta este primul lucru pe care îl cere un auditor.

07

Cum configurează RDCopilot acest model

RDCopilot ERP gestionează mai multe firme în același sistem, cu roluri și permisiuni limitate pe firmă, reguli de aprobare după valoare și tip de document și un istoric complet al modificărilor pentru datele de bază și documentele înregistrate. Aceleași roluri se aplică în RDCopilot CRM, contabilitate, HR și rapoarte, așa că un utilizator care nu vede registrul unei firme nu îl vede nici într-un tablou de bord. Aplicațiile mobile pentru echipele de vânzări sau de depozit folosesc aceleași conturi și permisiuni, iar integrările folosesc acces limitat, nu un cont de administrator.

În implementare stabilim împreună cu responsabilul financiar granițele dintre firme, tabelul de roluri și limitele de aprobare, le configurăm și facem împreună o revizuire de test înainte de pornire. Implementarea are o taxă unică; abonamentul lunar acoperă găzduirea în UE, actualizările și suportul; lucrările suplimentare se facturează la un tarif orar fix. Dacă ai deja o listă cu utilizatorii și ce face fiecare, adu-o la prima discuție și o transformăm într-un prim model de roluri.