De la factura de vânzare la SAF-T: ERP, e-Factura și D406 fără diferențe

01

Tratează factura ca pe o singură înregistrare cu trei cititori

Pe echipa de vânzări o interesează clientul, prețul și livrarea. Sistemul e-Factura urmărește câmpurile structurate pe care le validează autoritatea fiscală. Contabilul urmărește conturile, tratamentul TVA și perioada. Problemele apar când fiecare păstrează propria copie și o corectează separat.

Într-un sistem conectat, factura se creează o singură dată în ERP, din comandă sau din livrare, iar fiecare pas ulterior trimite înapoi la ea. Încărcarea în e-Factura, nota contabilă și linia din SAF-T sunt vederi ale aceluiași document, nu trei documente care întâmplător au același număr. Când ceva trebuie schimbat, corecția se face pe factura sursă, de regulă prin storno, și se propagă de acolo mai departe.

02

Validează înainte ca factura să plece din ERP

Respingerile consumă timp, pentru că cineva trebuie să înțeleagă eroarea, să găsească factura și să decidă unde o corectează. Cele mai multe pot fi oprite înainte de încărcare, prin verificări care rulează la emiterea facturii. Scopul nu este să dublezi validarea autorității, ci să oprești greșelile previzibile în momentul în care persoana care a emis factura își amintește încă detaliile.

Păstrează verificările vizibile pentru cel care emite factura, cu un mesaj clar despre câmpul greșit și motiv. Un avertisment care apare doar într-un jurnal tehnic va fi descoperit de contabil la sfârșitul lunii, adică exact întârzierea pe care vrei să o elimini.

• Codul fiscal al clientului este completat și are formatul așteptat pentru clienții din țară.
• Adresa este completă, cu codurile de județ și localitate acceptate de formatul e-Factura.
• Fiecare linie are unitate de măsură, cotă TVA și categorie TVA care se potrivesc între ele.
• Totalurile facturii se recalculează exact din linii, cu rotunjire consecventă.
• Facturile storno trimit la factura inițială pe care o corectează.
• Seria și numerotarea respectă secvența configurată, fără goluri.

03

Adu starea din e-Factura înapoi pe document

După încărcare, starea facturii trebuie să fie vizibilă chiar pe factură: trimisă, acceptată, respinsă cu mesajul primit sau în așteptare. Indexul de descărcare și fișierele de răspuns aparțin aceleiași înregistrări, astfel încât oricine deschide factura vede ce s-a întâmplat fără să intre în alt portal.

Facturile respinse intră într-o listă scurtă de lucru, cu un responsabil numit și cu eroarea primită atașată. Corecția se face în ERP, iar factura corectată se reîncarcă de acolo. Dacă echipa repară fișierul direct într-un alt instrument, ERP-ul și registrul contabil nu vor mai corespunde cu ce deține autoritatea, iar diferența va reapărea în fișierul SAF-T.

04

Închide perioada într-o ordine fixă

O închidere previzibilă face ca verificarea datelor pentru D406 să devină aproape rutină. Ordinea contează mai mult decât viteza: fiecare pas presupune că precedentul este încheiat, iar redeschiderea unui pas închis trebuie să fie o decizie asumată, cu motivul înregistrat.

Blocarea perioadei contabile după închidere împiedică înregistrările întârziate să schimbe pe tăcute cifre deja verificate. Corecțiile de după blocare se fac în următoarea perioadă deschisă sau de către o persoană autorizată, care redeschide perioada și lasă o notă cu motivul.

05

Rulează o verificare a datelor înainte de D406

SAF-T cere atât date de bază, cât și tranzacții, așa că multe probleme stau în fișele de clienți, furnizori, produse și conturi, nu în facturi. O verificare scurtă înainte de generare, rulată pe perioada blocată, le găsește cât mai este timp pentru corectarea sursei.

Verificarea produce o listă, nu un verdict. Fiecare element numește înregistrarea, regula încălcată și persoana care o poate corecta.

• Totalurile facturilor din ERP corespund totalurilor acceptate în e-Factura pentru aceeași perioadă.
• Fiecare client și furnizor folosit în perioadă are cod fiscal și cod de țară.
• Conturile contabile sunt mapate pe planul SAF-T, fără conturi nemapate sau duplicate.
• Totalurile TVA pe cote corespund între facturi și conturile de TVA.
• Codurile de produse și servicii de pe facturi există în nomenclator.
• Nicio înregistrare datată în perioadă nu apare după data blocării.

06

Lucrează diferențele dintr-o coadă, nu dintr-un tabel

Când totalurile nu se potrivesc, exporturile comparate în tabele tind să se înmulțească. O coadă de diferențe păstrează fiecare nepotrivire ca element legat de factura, contul sau partenerul în cauză, cu stare, responsabil și o notă despre rezolvare. Contabilul verifică coada, în loc să refacă reconcilierea în fiecare lună.

După câteva perioade, coada arată și unde se pierde procesul: un punct de lucru care emite facturi fără documente de livrare, o categorie de produse cu setare TVA inconsecventă, un grup de clienți fără coduri fiscale. Corectarea lor la sursă este ceea ce scurtează următorul D406.

07

Cum leagă RDCopilot aceste piese

RDCopilot ERP emite factura din comandă sau din livrare și păstrează documentul sursă atașat pe tot parcursul. Facturile sunt transmise prin RDCopilot e-Factura, care le validează, urmărește starea și păstrează răspunsurile pe factură. Legătura cu contabilitatea preia nota împreună cu documentul, iar SAF-T (D406) este pregătit prin RDCopilot Declarații din aceleași înregistrări, cu verificarea datelor și coada de diferențe descrise mai sus. Rapoartele citesc aceleași date, așa că un tablou de vânzări și un total de TVA nu se contrazic.

Implementarea are o taxă unică, ce acoperă configurarea, migrarea soldurilor inițiale și a datelor de bază, plus instruirea celor care facturează și închid luna. Un abonament lunar acoperă apoi găzduirea în UE, actualizările și suportul, iar lucrările suplimentare se facturează la un tarif orar fix. Adu la prima discuție facturile dintr-o lună recentă și lista actuală de închidere; este cel mai rapid mod de a vedea ce verificări îi trebuie mai întâi echipei tale.